Метод Эйзенхауэра в планировании времени: важные и срочные дела

Содержание
  1. Как использовать матрицу Эйзенхауэра
  2. Значение квадрантов в матрице
  3. Выбор цвета для матрицы
  4. Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения
  5. Практика применения принципа Эйзенхауэра
  6. Сервисы для планирования
  7. Для личной продуктивности
  8. Focus Matrix
  9. Taskman
  10. Todoist
  11. Для командной работы
  12. Asana
  13. Trello
  14. Basecamp
  15. Несколько попутных советов по организации и экономии времени
  16. Как правильно распределить задачи в таблице
  17. Квадрат 2 — несрочные и важные
  18. Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени
  19. Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике
  20. Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра
  21. Квадрант D: не срочно, не важно
  22. Как применять матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте
  23. Какие дела входят в квадрат С?
  24. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов
  25. Важные и срочные дела (категория а)
  26. Важные, несрочные дела (категория b)
  27. Срочные, неважные дела (категория с)
  28. Какие задачи предполагает квардрат В?
  29. Квадрант C: срочные, но не важные дела
  30. Схема матрицы Эйзенхауэра
  31. Блок A с важными и срочными делами
  32. Блок B с важными, но не срочными делами
  33. Блок C со срочными, но не важными делами
  34. При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра
  35. Как работать с матрицей
  36. Квадрат А
  37. Квадрат B
  38. Квадрат C
  39. Квадранты Кови: матрица структуры дел
  40. Квадрант 1: сделать немедленно
  41. Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра
  42. Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем
  43. Как возник этот принцип, кем сформирован?
  44. Почему следует применять данный метод?
  45. Что входит в квадрат А?
  46. Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?
  47. Что входит в квадрат D?

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и умеет оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод предполагает разделение задач и мероприятий на четыре группы:

  1. срочно и важно;
  2. важно, но не срочно;
  3. срочно, но не важно;
  4. не срочно и не важно.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать мелкие проблемы из важных решений и сосредоточиться на том, что действительно важно.

Значение квадрантов в матрице

Задачи классифицируются по конкретным квадрантам, которые, в свою очередь, определяют, когда и как долго задача может быть выполнена.

  • Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочно и важно)

К ним относятся приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. У них сжатые сроки, и их нужно соблюдать, прежде всего, лично.

  • Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важно, но не срочно)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеальная для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленных действий. При этом мероприятия имеют определенный срок и также выполняются лично.

  • Квадрант III — «Делегирование кому-то» (срочно, но не важно)

Этот циферблат включает в себя телефонные звонки, электронные письма, а также планирование встреч и мероприятий. Подобные задачи обычно не требуют личного внимания, поскольку не предполагают измеримого результата. Квадрант III помогает свести к минимуму отвлекающие факторы от важной работы. Делегирование позволяет сосредоточиться на более серьезных вещах.

  • Квадрант IV — «Сделай позже» (не важно, не срочно)

Активы, попадающие в квадрант IV, представляют собой связанные активы, не представляющие ценности. Проще говоря, это всегда можно отложить, не опасаясь последствий. Эти действия требуют времени и мешают более важным действиям, расположенным в первых двух квадрантах.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте цвет каждому квадранту матрицы и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

Когда вы используете матрицу в профессиональных целях, вы обнаружите, что большинство видов деятельности попадает в квадранты I и III. Наиболее значимые результаты приносят деятельность в Квадранте II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех компании и редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять, что вас отвлекает от запланированного курса. Но если вы решите эту фундаментальную проблему управления временем, вы избавитесь от мысли о потраченных впустую часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определить свои долгосрочные стратегии принятия решений:

  • Когда вы возьмете на себя важные, но не срочные задачи?
  • Когда можно выделить время на важные дела, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить, что иногда деятельность одного сектора неожиданно заканчивается в другом. В случае возникновения чрезвычайной ситуации ваши приоритеты изменятся. Например, если у вас небольшой бизнес, недовольный клиент звонит и просит связать его с менеджером из-за задержки доставки. Эта проблема возникнет непосредственно над другими элементами матрицы.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, которые следует учитывать:

  1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь, что при назначении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогут вам определить, что нужно сделать в первую очередь. Ключевой особенностью является приоритет.
  2. В каждый квадрант можно добавить множество действий и задач, но лучше всего оставить максимальное количество меньше восьми элементов. В противном случае вы отнесетесь к главной цели — выполнению задания.
  3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
  4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в вашем списке. Каждое утро начинайте с матричного списка дел, и вы увидите результаты к концу недели.

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Пример матрицы Эйзенхауэра
Одна из наиболее важных областей матрицы Эйзенхауэра — это второй квадрат, где вам нужно отмечать важные дела, у которых нет сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то мероприятия. Важно своевременно проверять свой личный план в этой категории и следовать ему. Отметьте в этом поле проекты, над которыми вы сейчас работаете. Здесь вы также можете добавить запланированные звонки и встречи, написав диссертацию. Во втором поле должны быть перечислены все задачи, которые необходимо выполнить в максимально возможной степени. Система планирования предполагает, что дела этой категории будут обработаны в первую очередь. Только в этом случае удастся избежать форс-мажора и срочных работ, а первый квадрат матрицы, соответственно, останется пустым.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совсем не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — квадратом, но на первых порах можно делать именно для наглядности. Стандартный вид матрицы удобно преобразовать в несколько списков или общий план, в котором корпуса разных квадратов выделены цветом. Так, например, срочные и важные действия одновременно (квадрат A) могут быть написаны красными чернилами, важные, но не срочные — зелеными (сектор B), не важные, а срочные действия (квадрат C) — синим и черным — не важно и не срочно. При этом степень важности того или иного дела следует оценивать не в уме, а именно на бумаге. Так формируются задачи, и их выполнение становится более реальным.

принцип матрицы Эйзенхауэра

Сервисы для планирования

Для личной продуктивности

Focus Matrix

Приложение построено на основе матрицы Эйзенхауэра.

Преимущества:

  • Интуитивно понятный интерфейс;
  • Приятный дизайн;
  • Фильтры поиска активности;
  • Вы можете устанавливать дедлайны и вставлять теги;
  • Версия Pro доступна за 379 рублей.

Растрескивание:

  • Никакого храпа;
  • Только для IOS;
  • Реклама в бесплатной версии.

Taskman

Также построен на матрице Эйзенхауэра.

Преимущества:

  • Есть 9 ящиков разной степени важности и срочности;
  • Есть иллюстрированные значки;
  • Совершенно бесплатно;
  • Можно прикрепить фото.

Растрескивание:

  • Напоминаний нет;
  • Вы не можете избавиться от рекламы;
  • Только для IOS.

Todoist

Самое популярное приложение для расписания в AppStore.

Преимущества:

  • Простой интерфейс;
  • Функциональность;
  • Повторяющиеся задачи
  • Интеграция с gmail, календарем google.

Растрескивание:

  • Дорогая подписка.

Для командной работы

Asana

Трекер активности для личной и командной эффективности.

Преимущества:

  • Интуитивно понятный и приятный интерфейс;
  • Доступны десктопная и мобильная версии (IOS, Android);
  • Синхронизация с Gmail;
  • вы можете создавать несколько проектов и команд;
  • Настраиваемые цвета;
  • Многие функции от графиков до анализа;
  • Вы можете выбрать тарифный план в соответствии с вашими потребностями.

Растрескивание:

  • Нет храпящего;
  • Неудобная мобильная версия;
  • Только платные тарифы.

Trello

Программное обеспечение для управления проектами в малых группах.

Преимущества:

  • Есть бесплатная версия;
  • Вы можете добавлять быстрые заметки;
  • Поддержка русского языка;
  • Доступны десктопная и мобильная версии (IOS, Android);
  • Многофункциональный.

Растрескивание:

  • Необычный интерфейс;
  • Ищите сложные сообщения.

Basecamp

Одна из первых платформ на рынке для комплексного управления проектами.

Преимущества:

  • Задачи проекта в виде списков дел;
  • Многофункциональность;
  • Интеграция с google docs;
  • Удобная мобильная версия.

Растрескивание:

  • Отсутствие русификации;
  • Высокая цена для малого бизнеса.

Несколько попутных советов по организации и экономии времени

Воспользуйтесь советами при реализации метода Эйзенхауэра:

  1. Не перегружайте себя второстепенными вещами.
  2. Держите рабочее место в чистоте и не тратьте время на поиски документов, тренируйтесь на заказ.
  3. Старайтесь делать важные дела утром, а не вечером, когда активность снижается.
  4. Лучше враг хорошего. Отнеситесь к этому серьезно, но без фанатизма.

И последний совет. Выберите направление, в котором вы предпочитаете разбираться лучше всего. Все знать невозможно.

Как правильно распределить задачи в таблице

Мы выбрали основное из перечисленных для удобства использования метода Эйзенхауэра. Распределите задачи в таблице по 4 квадрантам:

  • Приоритетные и срочные вопросы, которые нужно решать в срочном порядке.
  • Важные, но не срочные задачи, которые нужно выполнить как можно скорее. Они имеют большое влияние на конечную цель, но не «горят».
  • Неважные и срочные задачи, которые вряд ли повлияют на успех чего-либо.
  • Мы балуемся неважными и несрочными делами, когда хотим расслабиться и отвлечься.

Вы будете мастером, когда в квадранте А будет рывок на срочные и важные задачи. Спешка угнетает, не дает отдышаться, а качество задания часто оставляет желать лучшего. Не спешите сердиться, если ваш список дел в квадранте А длиннее, чем в других квадрантах. Вы не первый, кто учится на своих ошибках. Учитывая полученный опыт, в будущем вы сможете справиться с трудностями и довести заполнение таблицы Эйзенхауэра до автоматизма.

принцип Эйзенхауэра в fsa
принцип Дуайта Эйзенхауэра
Квадрант 2 матрицы Эйзенхауэра: решаем, когда делать

Квадрат 2 — несрочные и важные

Уроки в спортзале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личностным ростом. Эти действия помогут вам двигаться к долгосрочным целям с наиболее ценными результатами. У них может не быть дедлайна или дедлайна, поэтому мы часто заменяем важные несрочные задачи задачами из срочного списка.

Образовательный подкаст не поможет вам заработать больше завтра, но он поможет вам спланировать свою образовательную траекторию, чтобы вы могли зарабатывать больше в будущем. Это не срочно, но важно.

Если таких задач большинство. Тратьте свои ресурсы на то, что вы считаете важным. Уровень вашего стресса снизится, и вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих вложений.

Что делать. Это идеальная ситуация. Держите и храните как можно дольше.

Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени

Теперь мы четко понимаем, что управление временем — это инструмент, который помогает эффективно планировать действия и управлять временем, экономя при этом энергию. В 1950-х Эйзенхауэр этого не знал.

Матрица Эйзенхауэра создана для решения неотложных и важных задач. Его не рекомендуется использовать для долгосрочного планирования, но он не имеет себе равных при ежедневной постановке целей. Элементарное использование делает пирамиду Эйзенхауэра доступной для всех людей.

Повысьте производительность и оптимизируйте затраты, применив принцип Эйзенхауэра на практике. Помогите себе избавиться от вечных забот и забот.

Используйте матрицу Эйзенхауэра как инструмент приоритезации. Визуально это 4 квадранта, в каждом из которых отмечены активности на текущий день. Главное, четко их дифференцировать по степени срочности и важности.

Матрица

Эти квадранты условно делятся на:

  1. Квадрант А (важный и срочный);
  2. Квадрант B (важно и не срочно);
  3. Квадрант C (не важно и срочно);
  4. Квадрант D (не срочно и не важно).

«Это такая простая задача — просто уложить задачи по квадрантам?» Ты можешь подумать. Этот метод действительно прост, но, как и в любом деле, вам необходимо обучение, чтобы отточить свои навыки.

Как сбалансировать кварталы матрицы Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра - 1 квартал
Матрица Эйзенхауэра - 3 квартал
Матрица Эйзенхауэра - Четвертая 4
Матрица приоритетов
Квадрант 4 матрицы Эйзенхауэра: исключает
Работа с квадратом матрицы Эйзенхауэра

Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике

пришло время воплотить полученные знания. Вы знаете достаточно, чтобы начать использовать метод планирования Эйзенхауэра в жизни.

Следуйте нескольким простым правилам, чтобы избежать типичных ошибок новичков:

  • Лучше составить список мероприятий на вечер. Сразу определитесь, чем именно вам удобнее всего пользоваться. Это может быть блокнот, планшет или матрица Эйзенхауэра в Excel на телефоне. Нормальный лист А4 тоже подойдет. Важно то, что данные всегда под рукой.
  • Пока вы новичок, напишите список всех дел на отдельном листе и только потом вносите его в таблицу Эйзенхауэра. Затем вы можете пропустить этот элемент и сразу же отсортировать мероприятия по важности и необходимости.
  • Внимательно прочтите список мероприятий, задав себе вопрос об их срочности.

Оценивая случаи по шкале Эйзенхауэра, спросите себя:

  • Подходит ли эта задача в сферу моих приоритетных ценностей? Если да, то это имеет значение, если нет, то это не имеет значения.
  • Ожидают ли меня негативные последствия, если я не выполню это задание? Этот вопрос также определит степень важности.
  • Степень срочности определяется длительностью срочности задачи. Если завтра невозможно выполнить задачу, первостепенное значение имеет срочность.

Убедитесь, что вы оставили немного свободного места в своем списке дел, если вы составили его на бумаге. Вы можете интегрировать это. В список задач на следующий день нужно перенести задачи, которые не были выполнены сегодня. Если вы внимательно прочитаете статью, то поймете, что незавершенные дела будут лежать на столе Эйзенхауэра каждый день.

Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если вы непредвзято посмотрите на структуру каждого блока, вы сможете увидеть характеристики каждого квадрата:

  • Квадрат А — проблемы постоянного времени, «огня», нервов и реактивного ритма жизни.
  • Квадрат B: стратегическое решение проблем, проактивность, работа на результат и успех.
  • Квадрат C — хронофаги в разных вариантах.
  • Piazza D — промедление.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только случаи второго блока. Но на самом деле мы занимаемся задачами «срочных» квадратов, тратя нервы и отвлекая от лишних факторов.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени согласно матрице Эйзенхауэра предполагает проактивный подход и использование лучших инструментов управления временем.

Ты можешь использовать:

  • ABVGD метод.
  • Стратегическая картонная коробка.
  • Дерево целей.
  • Пирамида Франклина.
  • Метод поедания лягушек».

Практически все они так или иначе позволят правильно распределить квадраты времени Стивена Кови в повседневной жизни и отказаться от ненужных и бессмысленных занятий.

Квадрант D: не срочно, не важно

Все второстепенные действия вводятся в это поле. Да, они полезны и интересны! Но в то же время они удерживают человека от выполнения важной задачи. Рассмотренные проблемы площади Эйзенхауэра практически никак не влияют на нашу жизнь. К ним относятся, например, следующее:

● перестановка мебели в квартире;
● совместный просмотр развлекательных программ;
● общение в социальных сетях.

Пример: пролистывая ленту новостей, вы увидели интересный пост, который хотели увидеть. Эта задача актуальна? Нет. Это важно? Нет, это не обязательно.

Квадраты D следует делать в последнюю очередь. Идеальным вариантом для построения временной матрицы Эйзенхауэра является тот, в котором в этом окне будут перечислены от 1 до 3 запланированных действий. Помните: каждый должен отдыхать и меняться. Но лучше всего это сделать, сходив в тренажерный зал, бассейн или прогулявшись по парку вечером.

Вы можете изучить этот и другие инструменты на онлайн-курсах управления, например:

  • GeekBrains Факультет управления проектами
  • Профессиональный менеджер проектов от Skillbox>
  • Маркетинг продуктов с нуля до PRO от Netology

Как применять матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Есть много разных методов и техник тайм-менеджмента, иногда несовместимых друг с другом. И это не недостаток, ведь люди разные. То, что хорошо для одного, не подойдет для другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.

Это начинается сейчас. Загрузите Матричную модель Эйзенхауэра и попробуйте заполнить ее.

Важно!
Это может занять много времени, но даже первые несколько попыток помогут вам составить представление о приоритетах вашего текущего бизнеса и задач.

А для более серьезного изучения тайм-менеджмента рекомендуем пройти курс управления проектами.

Какие дела входят в квадрат С?

Square C включает в себя то, что не приближает вас к заветной цели, а наоборот, замедляет события, откладывает выполнение действительно важных задач. Чаще всего они срочные, но отвлекают и сбивают с толку. Важно всегда помнить результаты своей деятельности и цели и не переходить на второстепенные.

Домашние дела и обещания, данные кому-то, можно смело отнести к этой сфере. В общем, эти вопросы не так важны, как актуальны.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Эйзенхауэр разделил кейсы на 4 категории и занес их в таблицу, в которой четко выделил квадраты, позволяющие распределить предусмотренные задачи в соответствии с их срочностью и важностью (a, b, c, d).

Пример:

У каждого квадрата своя бизнес-цель:

  • «А» — срочно особо важной;
  • «Б» — важный, с которым можно подождать;
  • «S» — не первостепенное, а срочное;
  • «Д» — не срочно и не важно.

Расставляя приоритеты таким образом, вы можете научиться управлять временем, что поможет вам в достижении ваших целей, улучшит вашу производительность при выполнении запланированных задач и повлияет на ваш успех в определенной задаче.

Чтобы расставить приоритеты по принципу Д.Д. Эйзенхауэра, необходимо детально изучить категории (квадраты) в его таблице.

Важные и срочные дела (категория а)

Важные, несрочные дела (категория b)

В эту категорию часто входят наиболее перспективные и приоритетные кейсы. Эйзенхауэр отводит им значительную роль, поскольку их реализация — залог успеха. Опыт показывает, что если вы ответственно используете свое время, делая то, что указано в квадрате «б», очень скоро вы почувствуете хорошие результаты.

Преимущество этого квадрата в том, что есть нужное количество времени для важных дел, что позволяет вам конструктивно и осознанно решать проблемы, раскрывать весь свой потенциал и размышлять (анализировать) деятельность. Но важно знать, что эти вещи не должны затмеваться, так как есть риск перенести их в первую коробку, что недопустимо по принципу Эйзенхауэра.

Планируйте новостиПримеры кейсов и задач в квадрате «б »:

  • планирование проекта;
  • партнерство (исследования, сотрудничество);
  • результаты реализованных проектов (оценка проделанной работы);
  • поиск перспектив развития.

Что касается повседневной жизни, специалисты рекомендуют включать в это поле вопросы, связанные с планированием, обучением, спортом, диетой и т.д.

Срочные, неважные дела (категория с)

ПриоритетВ эту категорию входят срочные второстепенные виды деятельности. Часто бывает, что человек спешит с выполнением менее важных задач и поэтому отстраняется от цели. Матрица Эйзенхауэра требует точного использования техники, поэтому вы не должны ошибаться при классификации проблем.

Расставляя приоритеты, не путайте занятия с квадратами и квадратами. Вот пример возможной путаницы:

Начальник дает задание, которое требует срочного выполнения, при этом это задание никак не относится к работе. Это задание следует поставить в квадрат «с» и считать важным, но не срочным, так как нельзя отклоняться от намеченных целей, тем самым тратя время на то, что отвлекает от главного.

Примеры кейсов и задач квадрата «с»:

  • неожиданные гости, требующие внимания;
  • срочные внеплановые встречи;
  • избавиться от проблем, возникших по собственной неосторожности.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Эта часть матрицы заполнена повседневными делами. Как правило, сюда входит все, что заслуживает пристального внимания. Это важные, но не срочные дела, большинство из которых связаны с основным делом человека. Низкая срочность задач позволит вам не принимать поспешных решений, а конструктивный и разумный подход позволит вам решать все вопросы более качественно.

Люди, которые в основном решают задачи квадрата Б, более продуктивны. При хороших результатах работы у таких людей остается достаточно времени для личной жизни, они не испытывают постоянных стрессов. Этот квадрат состоит из неважных и, может быть, в какой-то степени повседневных задач, но именно из них в основном состоит человеческая деятельность.

принцип Дуайта Эйзенхауэра

Задачи сектора B оказывают сильное влияние как на моральный дух, так и на материальное благосостояние. Это спорт, диета, сон, образовательная и рабочая деятельность — те вещи, без которых невозможно обойтись, но обычно им уделяется меньше всего внимания, многое отпускается само по себе.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

  • Отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не способствует достижению цели, они мешают сосредоточиться на том, что действительно важно, снижают эффективность и утомляют вас.

Коварный квадрант — есть риск спутать дела этого сектора с делами квадранта А и запутаться в приоритетах.

Схема матрицы Эйзенхауэра

Эта матрица состоит из четырех квадратов, каждый из которых имеет свое обозначение. Квадраты соответствуют задачам, которые необходимо выполнить сегодня или в течение определенного периода времени. На следующем изображении вы увидите схематическое изображение того, как выглядит квадрат Эйзенхауэра, и вы быстро поймете, как он работает и что где писать.

Представление матрицы Эйзенхауэра

После заполнения всей таблицы быстро становится ясно, какие дела следует сделать в первую очередь, какие можно отложить на потом, а какие не следует делать прямо сейчас или не настолько важны, чтобы они зря тратили на них свое драгоценное время. В принципе, все понятно даже из схематического изображения, но я бы хотел поговорить о каждом квадрате отдельно, чтобы не было путаницы.

Блок A с важными и срочными делами

Смотрим на таблицу и видим, что блок А включает в себя все важные и в то же время срочные вопросы. Бытует мнение, что при идеальном тайм-менеджменте это поле остается пустым, так как блокировать нельзя. Однако, если это уже произошло и есть вещи, которые нельзя отложить, вам нужно будет записать их в блок A и сразу приступить к работе.

Кроме того, я расскажу, какие планы нужно вписать в это поле, если все же срочные дела уже появились:

  1. Если план не соблюдается, и это негативно сказывается на достижении поставленной цели.
  2. Если при невыполнении задачи возникают трудности и проблемы (разбираем их отдельно).
  3. Если деятельность связана со здоровьем.

Не забывайте иногда использовать делегирование, то есть делегировать выполнение дел в блоке A другим людям, если это возможно. Так что вы не теряете время на их реализацию, берете планы с других блоков и останавливаете образование снежного кома.

Блок B с важными, но не срочными делами

Этот блок считается основным, так как он вписывается в повседневную деятельность, с которой сталкивается каждый человек. Были опубликованы исследования, показывающие, что люди, которые делают что-то в основном из этого блока, с большей вероятностью получат желаемый результат и добьются успеха.

важно отметить, что задачи в блоке B не являются срочными, а это означает, что вы можете найти время, чтобы выполнить их, уделяя особое внимание качеству, а не скорости. Однако не забывайте, что при первой неудаче план быстро переключится на блок A таблицы Эйзенхауэра, что нехорошо.

Блок C со срочными, но не важными делами

Логически вы можете понять, что большинство действий, связанных с этим блоком, просто отвлекают вас от выполнения более важных дел, замедляя общий рабочий процесс. Добавление сюда планов, которые вам не нужно делать, поможет вам справиться с отвлекающим маневром и только замедлит весь процесс. Переходить на такие планы нужно только тогда, когда основные уже выполнены.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Матрица помогает в планировании сложных и важных задач. Понять, как работает метод, и применить его при краткосрочном планировании.

Смело пользуйтесь таблицей Эйзенхауэра в жизни, если:

  • сложно определить первоочередную задачу, сложно понять, с чего начать;
  • быть честным с собой и правдиво отвечать на вопросы при планировании;
  • они хотят оптимизировать затраченное время;
  • вы знаете, что способны на большее, но не понимаете, как добиться наилучшего результата;
  • перестань откладывать дела «на завтра».

Для получения результата недостаточно изучить матрицу Эйзенхауэра. Только применив эти знания на практике, вы увидите эффект.

Как работать с матрицей

Алгоритм расстановки приоритетов прост: вам нужно определить, какой из четырех квадратов назначить случай, и спланировать его соответствующим образом. Чтобы быстро это понять, пост иллюстрирован отрывками из фильма «В погоне за счастьем». Его главный герой в ситуации жесткого цейтнота сталкивается с каждым из типов дел.

Квадрат А

Самая срочная и важная сделка.

В первый квадрат входят:

  • главная сила
  • бизнес, запланированный на этот период,
  • а также те задачи, которые оптимально решать в данный момент.

Если в вашем бизнес-центре отключится электричество, все остальное отойдет на второй план — вы восстановите соединение и файлы. Форс-мажор следует назначить в среднесрочной перспективе. По примеру супермаркета убытки включены в цену.

Запланированные мероприятия, такие как встречи, конференции и т.д., должны выполняться в соответствии с графиком. Иногда их можно переместить, когда возникают более неотложные и важные дела.

Сестра считает лучшим время с 5:30 до 7:00 утра, так как собаку еще можно не выгуливать, все спят, пространство принадлежит только ей. Несмотря на то, что впереди целый день, важно и срочно сделать самое тяжелое в этот период. Тогда больше не будет возможности заниматься чем-то творческим или требующим полного погружения в покой. Конечно, работа рано утром требует саморегуляции, о чем я писала в своем посте об эмоциональном интеллекте.

Конечно, в контексте крайнего срока все связанные с ним действия также помещаются в квадрат А. Но мы не должны забывать о возможностях. Например, прямо сейчас у вас будет время поговорить со своим начальником, он просто свободен и не занят — это важно и срочно, квадрат А! Так герой фильма смог воспользоваться моментом и наладить связи в процессе решения своих проблем.

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

А теперь потренируемся. Если вы заполните матрицу из действий в примерах, вы получите что-то вроде этого:

Квадрат B

Менее срочные, более важные вопросы.

Срочно все более-менее понятно. Однако большой вопрос — это ваши критерии определения важности. Подумайте об этом, может быть, они — потенциальная финансовая выгода или гармония в жизни. Но для дальнейшей работы над матрицей такие критерии необходимо понимать. Это ваше видение.

В современном мире, как утверждает Стивен Кови, необходимо проявлять инициативу, то есть действовать активно. Для этого необходимо как можно быстрее справиться с делами квадрата А, чтобы оставаться на плаву и стремиться к развитию — бизнес из квадрата Б. Поэтому герою фильма, несмотря на нехватку времени, удалось подготовиться к экзамен, изучите прибор медицинского оборудования и даже научитесь собирать кубик Рубика.

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

Успех в 21 веке означает постоянное развитие человеческого капитала: связи, образование, исследования, пути, новые идеи, развитие, улучшение условий жизни. То есть делать то, что для вас стратегически важно.

Второй приоритетный блок также включает планирование, восстановление и улучшение жилищных условий. Чем больше вы находитесь в квадрате B, тем быстрее и точнее вы будете на своем пути. Хороший пример B-квадрата — поиск хорошего наставника или наставника.

Отставание второго квадрата необходимо неуклонно увеличивать за счет изучения постов профессионалов в Facebook, чтения новых книг, посещения конференций и форумов. Проактивность также означает действие в зоне влияния, то есть только там, где может быть достигнут ощутимый эффект. Может быть, вам легко изучить истории успеха, похожие на ту, которую вы хотите.

Вернемся к нашей матрице и заполним квадрат B стратегически важными задачами для вашего развития, например:

Квадрат C

Срочные и менее важные дела.

Платит делегировать такие вещи, как проверка документов и контактов, подготовительная работа и все остальное, что другие могут сделать за вас. Это примеры третьего квадрата матрицы Эйзенхауэра. Кроме того, в этот лагерь попадают все отвлекающие факторы, о борьбе с которыми я писал в посте о прокрастинации.

Иногда стоит избегать или разумно откладывать помощь, перенести встречу для обсуждения второстепенных вопросов или спросить руководителя о его приоритетах и ​​согласен ли он с его просьбой снизить приоритет того, что вы делаете прямо сейчас. Мой пост об управлении конфликтами поможет избежать ненужных конфликтов в таких ситуациях.

Любопытный пример из фильма: герой не повесил трубку и не пил воду из холодильника, поэтому он мог быстро обзвонить клиентов и завершить рабочий день за шесть часов вместо восьми.

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

Рассматривая время как актив, вы должны думать не только о том, куда выгодно инвестировать время (квадраты A и B), но и об оптимизации. Подумайте, на что уходит ваше время, на чем можно сэкономить.

В нашу матрицу входили следующие действия: покупка нового чехла для телефона, поздравление секретаря и оформление презентации. Некоторые из них можно безопасно делегировать или удалить из вашего списка дел, например, поздравления:

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Приоритет согласно матрице Эйзенхауэра подразумевает разделение всех задач и мероприятий на 4 блока в соответствии с их важностью и срочностью:

  • важно / срочно;
  • важно / не срочно;
  • не важно / срочно;
  • неважно / не срочно.

Если вы выполняете предварительную загрузку кейсов, запишите все самые близкие и самые отдаленные кейсы в список, чтобы вы могли легко заполнить любые квадраты Стивена Кови. Достаточно оценить важность и актуальность всех имеющихся задач.

Как разделить задачи для матрицы Эйзенхауэра?

  1. Блок А — Важно / Срочно. Это случаи пожара, требующие немедленного решения. Это отчет, который вчера предполагалось доставить боссу. Подготовка к тесту, который начнется через час. Больной зуб, требующий лечения.
  2. Блок Б — Важный / Несрочный. Обычно сюда входят стратегические цели. Это нужно и важно делать, но не обязательно сегодня. Например, вы можете использовать выполнение плана, чтобы заполнить сайт, выучить иностранный язык, совершить утреннюю пробежку.
  3. Блок C — Неважно / срочно. Этому квадранту матрицы Эйзенхауэра соответствуют все популярные хронофаги: звонки с просьбами что-то сделать; статья, которую рекомендовали к прочтению, исследование псевдо-важных вещей и решение псевдо-важных задач. То есть мы думаем, что решаемые задачи важны, но на самом деле их легко отложить или даже делегировать.
  4. Блок D — Не важно / Не срочно. Список в этом квадранте может быть очень длинным, но чаще всего это «развлечения и развлечения.

Квадрант 1: сделать немедленно

Квадрант 1 матрицы Эйзенхауэра: сделайте это сейчас

Квадрант 1 содержит срочные и важные мероприятия. Это задачи «сделай это в первую очередь», потому что они имеют какое-то значение для вашей жизни или карьеры и должны выполняться немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи имеют решающее значение.

Это то, что нужно делать, чтобы избежать негативных последствий. Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра.

Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на срочное электронное письмо от клиента.

Эту матрицу также можно использовать в личной жизни. Примером такой функции в личной жизни может быть регистрация новорожденного, боли в плече и необходимость найти массажиста или купить билеты на завтрашний поезд.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, отслеживайте действия, которые вы делаете, и время, которое они отнимают в течение нескольких дней. После просмотра поставьте перед собой список дел и задайте каждому из них по три вопроса:

  1. Была ли задача для меня актуальной?
  2. Было ли это важно для меня?
  3. Я единственный, кто мог это сделать?

Ключевые слова — «для меня». Оценка и распространение должны основываться на желаемых результатах, а не на близких или коллегах.

Распределяя задачи по блокам, смотрите, какой квадрат их больше всего. Беритесь за каждую клетку последовательно. В будущем старайтесь оставлять на квадрате не более восьми занятий, а личные и рабочие действия учитываются вместе. И перед добавлением нового дела заполните его из списка.

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Что, если вам не нужны методы Эйзенхауэра и вы хорошо справляетесь с задачами без таблиц? Готовы ли вы принять решение сейчас?

Так что ответьте на вопросы честно:

  • Вы всегда составляете список дел?
  • Вы отвечаете на электронные письма вовремя?
  • Вы приходите домой вовремя, и работа на выходных вас не волнует?
  • Социальные сети и болтовня мешают важным задачам?
  • В конце концов, разве у вас нет раздражительности и ощущения, что можно сделать больше?
  • Всегда ли вы уделяете должное внимание своей семье?

Подумайте, хотите ли вы изменить текущее положение дел или оставить все как есть. Стол Эйзенхауэра — ваш помощник в планировании.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Описанный принцип тайм-менеджмента был подтвержден 34-м президентом Соединенных Штатов Америки Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Политик не мог оставить нерешенной ни одной задачи, поэтому старался сделать свою программу максимально рациональной и оптимизированной. В результате Эйзенхауэр превратил все предприятия в матрицу.

Сегодня президентский метод используют офисные работники, менеджеры и руководители высшего звена. Это говорит о том, что данный метод расстановки приоритетов действительно эффективен и актуален.

Почему следует применять данный метод?

Принцип Дуайта Д. Эйзенхауэра может помочь вам изменить свою жизнь с точки зрения оптимизации вашего личного времени. Использование этого метода позволяет тратить меньше времени на ненужные занятия и заниматься наиболее перспективными делами, а также уделять достаточно времени полноценному отдыху, избегая так называемых трудоемких устройств: телевидения, бесцельного блуждания по Интернету и тому подобного.

Человек, который применяет принципы тайм-менеджмента в своей повседневной деятельности, по статистике не только более успешен, чем другие, но и более здоров, так как не испытывает постоянного стресса, связанного с перегрузками и постоянными дедлайнами. Установление приоритетов (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет вам оптимизировать вашу жизнь во всех сферах.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, называется квадратом А. В этой ячейке находятся самые важные и срочные задачи. В идеале этот квадрат должен быть пустым, так как рационально отведенное время позволяет в принципе избежать наличия таких случаев.

К наиболее важным случаям относятся:

  • проблемы со здоровьем, которые обычно возникают в самый неподходящий момент;
  • что может негативно повлиять на результаты деятельности;
  • случаи, выход из строя которых может привести к возникновению новых проблем.

Самоконтроль человека отвечает за заполненность этого квадрата. В конце концов, если в ячейке А каждый день появляются новые случаи, принцип Эйзенхауэра не поможет. Здесь в принципе стоит обратиться к тайм-менеджменту, но сначала нужно разобраться со всеми кейсами, которые в ближайшем будущем заполнят квадрат А.

принцип Эйзенхауэра в fsa

Несмотря на первоочередность этого квадрата, можно делегировать решение задач по заполнению ячеек кому-то другому. Но это только в том случае, если это возможно и бизнес не обязательно требует личного участия.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы планирования времени) основан на построении матрицы. Основой матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполнен задачами в соответствии с их распределением.

Итак, сначала стоит решить, что важно, а что срочно. Важные мероприятия имеют наибольшее влияние на достижение результата, а срочные мероприятия требуют немедленного выполнения. В целом формируется образ, дающий полную картину состояния дел.

площадь Эйзенхауэра или принципы планирования

Матрица позволит вам правильно расставить приоритеты: что может ждать, а что нет.

Что входит в квадрат D?

Для людей, которые не знают, как правильно планировать свое время, большую часть времени занимают вещи из этого квадрата. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые к тому же не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то хотя бы попытаться уменьшить.

приоритет принципа Эйзенхауэра

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром сериала или сериала, пустым чатом по телефону. Вы также можете провести свободное время с пользой для себя и окружающих: семьи, родственников и друзей.

Оцените статью
Блог про мужской стиль